明治安田生命保険相互会社様
導入事例

電子契約サービス「WAN-Sign」
導入事例
明治安田生命保険相互会社様

あらゆる契約形態に対応できる機能面が導入の決め手！リモートワーク推進やDXの加速に寄与

企業概要

各種生命保険の引受・保全、資産の運用などの生命保険業および付随業務など
本社：東京都千代田区丸の内2-1-1
創業：1881年7月
URL：https://www.meijiyasuda.co.jp/

要約	社印が必要な契約書等の複雑な押印フローをリモート環境で簡単管理グループ会社や取引先との契約締結にかかる負荷を軽減し、DX戦略を加速

事業内容

1881年創業の明治安田生命保険相互会社様は、「確かな安心を、いつまでも」を経営理念に、経済的価値・社会的価値の向上を目指し、「サステイナブルな社会づくりへの貢献」にも積極的に取り組んでいる。

「営業・サービス」「基幹機能・事務」「資産運用」「相互会社経営」の各分野において制度・インフラ等の根本的な見直しを行い、「デジタルトランスフォーメーション（DX）戦略」を効果的に融合させ、「10年後にめざす姿」の実現に向けた成長軌道の確保、すなわち「フェーズチェンジ」を加速させている。

導入前の契約業務

電子契約を導入する前は、各部の職員が各部で管理している社印、社長印、役員印等（以下、社印等）の押印記録簿と押印対象文書を持ち総務部に出向き、契約書等に社印等を押印していた。各部の所属長印であれば、部内の裁量・判断で承認および押印できるが、いずれにせよ紙の契約書等に押印するため、また書類を取引先に送付するために出社しなければならない不便な業務フローであった。

そこで電子署名サービスの導入に先立ち、2021年6月、対象文書の押印申請をメールで行えるようにした。そうすることにより、WAN-Signを利用する場合は、申請から押印までテレワーク環境下で行えるようになり、同時に完全なペーパーレスを実現した。

WAN-Signを選んだ理由

最も重視したのは、機能面である。当事者型、立会人型、ハイブリットの3種類の機能を有しており、あらゆる契約形態に対応できるところがWAN-Signならではだと思った。また、充実したセキュリティ対策と内部統制機能を備えているので、自社の厳しいセキュリティポリシーにも準拠していて心強い。

価格やサポート面でもオプションやコンサルティングで別料金が発生せず、検討段階から導入後以降も親身に相談できた。契約締結する相手方の理解を得るための説明会も追加コストをかけることなく協力してくれるし、無償のアフターフォローも充実している。

導入プロセス

2023年度末をもって、電子化可能な全文書の押印を電子化していく方向で動いている。押印の電子化に加え、今まで慣行的に行っていただけの押印業務は業務ごと廃止することを働きかけている。

グループ会社などを対象に、用途（対象文書）ごとに、既に複数回の説明会を実施している。初期はWAN-Signの機能概要など基本的な説明にとどまっていたが、最近は各部が担当業務に落とし込み、電子化の方法についてより詳細にNXワンビシアーカイブズから説明を受けている。グループ会社をはじめ、各取引先との契約にもWAN-Signを大いに活用したい。

WAN-Sign利用方法、導入効果

WAN-Sign利用方法の主な対象には、①企業間契約、②各種議事録などを挙げられる。

導入効果として契約書等に押印することだけを目的とした出社がなくなった。従来の紙文書であれば、押印後に紙の文書（原本）を送付しなければならず、業務に負荷をかけていたが、電子契約であれば、押印に要する日数（リードタイム）を短縮できる。また収入印紙を貼らなくて良いので、その面でのコスト削減効果が上がっていることも大きなメリットである。

利用後の感想、印象、これからの活用予定

2023年度末までに、電子化可能な契約書（紙で法的要請があるものを除く）をすべて電子化できるように社内で動いている。ITリテラシーはスタッフによって様々だが、社内で改めて作成した手順書に沿って説明すると、利用しやすいシステムだと分かってもらえる。

電子契約を導入したばかりの頃は、それまでに慣れ親しんできた紙の取り扱いを前提とした業務フローをなるべく変えずにいたいような気持ちも残っていたが、WAN-Signは使ってみると簡単で、スムーズに新しい業務の形を取り入れられている。NXワンビシアーカイブズが都度開催してくれる説明会も丁寧で、適切なフォローを受けながら、順調に計画を進められている。　

【2023年12月現在】

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