上新電機株式会社 様
導入事例

このようなスモールスタートを経て、満を持して全社へ展開しました。ただ、新しい仕組みの導入になりますので、しっかりと各部署で活用してもらえるように準備はかなり丁寧に行いました。管理番号のつけ方やディレクトリのルールなど細かい点まで記載し、迷いなく利用してもらえるよう電子マニュアルを作成しました。他にも、実際に執行役員が画面を操作する動画マニュアルも作成し、知識が浅い人でも安心して利用できる環境を整えました。
また、部署の代表に出席してもらい、システム説明会を行うなど手間暇かけて浸透させました。全社展開に向けた進め方やマニュアル作成についても色々と相談させてもらいましたし、説明会ではＮＸワンビシアーカイブズさんが社員への説明や質問などに対応してくださいました。とても感謝しています。ＮＸワンビシアーカイブズさんのご協力もあり、全社に向けた導入はスムーズに進めることができました。実際に役員がWAN-Signを操作する姿を見せることで全社として取り組むという意気込みを伝えられたことも良かったと考えています。

導入後、各部署から「リモートワークがしやすくなった」「承認状況が確認できて便利」「該当書類が見つけやすくなったことで業務が効率化された」など喜びの声が多く聞こえています。そして紙印刷代、郵送費（人件費）、文書管理費など約30％のコスト削減にもつながりました。
また、利用する中で毎回署名設定をするのが手間だという声があったため、WAN-SignのAPIを活用して社内システムから文書書類と署名文書をアップロードすることで署名設定が自動作成されるように設定。利便性の向上につながりました。API連携の際も、ＮＸワンビシアーカイブズさんがサンプルのプログラムを提供してくださり、質問にも丁寧かつ迅速に対応いただき助かりました。
他には、運用していく中で閲覧者の管理について懸念の声もありましたが、WAN-Signでは、閲覧権限の設定が細かくできるため月1回の見直しをしながら安心して運用できています。
同じく電子契約による押印への抵抗感を示す社員も一部いたのですが、WAN-Signでは印影ありの電子印を登録することができるため、この点についてもクリアすることができました。