上新電機株式会社様
導入事例

スモールスタートで体制を整え、全社展開へ
API連携可能な『WAN-Sign』をもっと活用し、更なる業務改善に期待

企業概要

家電製品、情報通信機器、エンターテインメント商品及び住宅設備機器とこれらに関連する商品の販売及び付帯業務
配送、設置、工事及び保守業務
子会社、FC等への商品供給
長期修理保証業務

本社：

〒556-8550　大阪市浪速区日本橋西1－6－5

創業：1948年5月11日

URL：https://www.joshin.co.jp

インタビュイー：

情報システム部北村太郎様

※役職はインタビュー当時

要約	導入の背景： DX戦略としてペーパーレス化を推進していたコロナ禍の影響でテレワーク環境の整備が急務となり、電子契約サービスを検討した導入の決め手：取締役会議事録の電子化に対応しているなど基本サービスが充実していた電子契約のみならず、紙の契約書や過去の書類についても一元化し、データ管理ができたＮＸワンビシアーカイブズの過去の実績からセキュリティ面において安心だった細かい相談や質問にも丁寧に答えていただける手厚いサポートに助かった導入後の効果：紙印刷代、郵送費（人件費）、文書管理費など約30％のコストを削減 API連携が可能で、社内システムから文書書類と署名文書をアップロードすることで署名設定が自動作成できるようになり利便性が上がった出社せず締結作業が行えるようになり、さらに書類の検索性も向上し、業務が効率化した

要約

導入の背景：

DX戦略としてペーパーレス化を推進していた
コロナ禍の影響でテレワーク環境の整備が急務となり、電子契約サービスを検討した

導入の決め手：

取締役会議事録の電子化に対応しているなど基本サービスが充実していた
電子契約のみならず、紙の契約書や過去の書類についても一元化し、データ管理ができた
ＮＸワンビシアーカイブズの過去の実績からセキュリティ面において安心だった
細かい相談や質問にも丁寧に答えていただける手厚いサポートに助かった

導入後の効果：

紙印刷代、郵送費（人件費）、文書管理費など約30％のコストを削減
API連携が可能で、社内システムから文書書類と署名文書をアップロードすることで署名設定が自動作成できるようになり利便性が上がった
出社せず締結作業が行えるようになり、さらに書類の検索性も向上し、業務が効率化した

導入の背景

上新電機株式会社では店舗運営、ECサイト運営などのインフラ環境の販売やリフォームなど幅広く事業を行っていますが、私が所属する情報システム部ではそのすべての事業に関わっています。例えば、店舗のプライスカードの電子化やアプリを活用した電子レシートの発行、各部署でのサーバーを減らしてクラウド化するなど幅広く対応しています。
もともと社内のDX化を推進するために、ペーパーレス化について検討していましたが、コロナ禍となったことで、テレワークの実施など働き方を柔軟にするためにも電子契約の検討が急務となりました。当時、電子契約等についてあまり詳しくなかったため、まずはセミナーや展示会に参加し情報収集することから始めました。その後、締結作業を省略できるか、既存の書類含め書類管理の見直しにつながるか、取締役会議事録の電子化に対応しているかなど色んな観点から各社のサービスを比較検討しました。

導入の決め手

各社から話を聞く中で、取締役会議事録の電子化に対応していない、オプションになるケースもあったのですが、ＮＸワンビシアーカイブズさんの『WAN-Sign』は取締役会議事録の対応だけではなく、多くの機能が基本サービスに含まれていました。
また、キャビネットや書庫など文書管理におけるコスト削減も検討していた当社においては、過去の書類も含めデジタル化し、一元管理ができる点がとても魅力的でした。他にもコスト面でも申し分なく、過去の実績からセキュリティ面においても安心できました。
将来的に全社展開することを目標としていましたが、段階を踏む必要があると考えており、まず自分達の情報システム部からのスタートを予定していました。こうしたスモールスタートの相談にも快諾してくださったのが、WAN-Signでした。導入にあたって不安なことも多かったのですが細かい相談や質問にも丁寧に答えていただける手厚いサポートも決め手となりWAN-Signを導入しました。

導入後の効果

まずは、情報システム部において稟議書からWAN-Signでの運用をスタートしました。稟議書は社内向けの書類ではありましたが、これまでテンプレート化できておらず、添付書類も含め統一されていないのが現状でした。WAN-Signを利用し書面からそのまま電子に変更することで、申請者も承認者も迷うことなくスムーズに移行することができました。
また、WAN-Signは視覚的にも操作的にも簡単で分かりやすいとの声が多かったです。例えば、他サービスでありがちな横文字表記が少なく、わかりやすい日本語で記載されているため直感的な操作ができて扱いやすいと好評でした。次のステップとして社外向けの書類である検収書にも幅を広げましたが問題なく進行できましたし、社外の方からも見落としがなくなり良いと評価いただけました。

このようなスモールスタートを経て、満を持して全社へ展開しました。ただ、新しい仕組みの導入になりますので、しっかりと各部署で活用してもらえるように準備はかなり丁寧に行いました。管理番号のつけ方やディレクトリのルールなど細かい点まで記載し、迷いなく利用してもらえるよう電子マニュアルを作成しました。他にも、実際に執行役員が画面を操作する動画マニュアルも作成し、知識が浅い人でも安心して利用できる環境を整えました。
また、部署の代表に出席してもらい、システム説明会を行うなど手間暇かけて浸透させました。全社展開に向けた進め方やマニュアル作成についても色々と相談させてもらいましたし、説明会ではＮＸワンビシアーカイブズさんが社員への説明や質問などに対応してくださいました。とても感謝しています。ＮＸワンビシアーカイブズさんのご協力もあり、全社に向けた導入はスムーズに進めることができました。実際に役員がWAN-Signを操作する姿を見せることで全社として取り組むという意気込みを伝えられたことも良かったと考えています。

導入後、各部署から「リモートワークがしやすくなった」「承認状況が確認できて便利」「該当書類が見つけやすくなったことで業務が効率化された」など喜びの声が多く聞こえています。そして紙印刷代、郵送費（人件費）、文書管理費など約30％のコスト削減にもつながりました。
また、利用する中で毎回署名設定をするのが手間だという声があったため、WAN-SignのAPIを活用して社内システムから文書書類と署名文書をアップロードすることで署名設定が自動作成されるように設定。利便性の向上につながりました。API連携の際も、ＮＸワンビシアーカイブズさんがサンプルのプログラムを提供してくださり、質問にも丁寧かつ迅速に対応いただき助かりました。
他には、運用していく中で閲覧者の管理について懸念の声もありましたが、WAN-Signでは、閲覧権限の設定が細かくできるため月1回の見直しをしながら安心して運用できています。
同じく電子契約による押印への抵抗感を示す社員も一部いたのですが、WAN-Signでは印影ありの電子印を登録することができるため、この点についてもクリアすることができました。

今後の展望

現在は38部署で稟議書、注文書、議事録など5種類の文書に適用しています。
社内またはBtoBのシーンでのみWAN-Signによる電子契約を行っているのですが、他部署からはBtoCでも使えるようにしたいという要望も上がっており、ハードルは多くありますが利用拡大を検討しています。スムーズに導入できたのも、順調に運用できているのもＮＸワンビシアーカイブズさんのおかげだと思っています。今後も色々と相談させていただきたいです。