日本地下水開発株式会社 様
導入事例

ちょうど日本アバカスさんも電子契約化に踏み切ったところで、『WAN-Sign』を含む複数社のサービス内容について詳しく説明をしてくださいました（佐藤氏）

2つ目は、サービス内容に対する価格面です。他社サービスと比較しても機能・サポートが充実しているにも関わらず、安価で利用することができ、その点も大きな決め手となりました。導入までにかかった期間は約3 か月です。『WAN-Sign』の導入を決定してから、稟議を含む社内提案書の作成とサービスの説明に1か月、協力業者用の説明資料作成とその周知、及び電子契約承諾アンケート集計に約1ヶ月 、その後トライアル期間を1か月経て、合計約3 か月の準備で導入に至りました。

また、取引先さまには電子契約の開始をメールで通知し、同意の有無を確認しました。同意いただいた取引先さまにはＮＸワンビシアーカイブズさんが作成されたマニュアルを参考に手順書を作成し、メールで送付しました。最初は同意いただけなかった取引先さまには直接訪問し、実際の画面をみて操作方法を確認いただいたうえで導入していただきました。

電子契約はまだ一般的ではないため、導入に抵抗がある取引先さまもいらっしゃいましたが、電子契約の安全性と操作の簡易性を丁寧にお伝えし、こつこつと同意いただける取引先さまを増やしています。導入開始時から83％の取引先さまに同意いただき、現在は92％まで利用率が拡大しています。社内でも事前に説明を行ったところ、注文書をPDFで簡単に共有できることに好意的な 反応があり、電子契約化に反対する声はありませんでした。全体として、思っていたよりスムーズに導入できたのではないかと感じています。（佐藤氏）

『WAN-Sign』を導入したことが社内の業務効率を見直すきっかけになりました。DBMSやExcelとの組み合わせにより慣習上、押印が必要な書類についてもエクセルのマクロを使って書面を作成し、郵送せずに取引先さまにメールで送るように一部変更しました。これにより、書類の紛失の問い合わせや再発行の対応などがなくなりました。さらに、同時アクセスができなかったデータベースからクラウド型のデータベースに変更したことで、社員が自分の都合に合わせてデータ入力できるようになり、業務効率化が一気に加速しました。

また『WAN-Sign』を導入後、ある程度取引先さまからの問い合わせがくると予想していましたが、実際には予想よりもずっと少なく、約1割の問い合わせで済み、大変ほっとしました。最初は電子契約に抵抗のあった取引先さまにも、その便利さを実感いただいています。社内からもリモートワークがしやすくなった、他の業務に割く時間ができたと喜びの声が聞こえています。

日々の運用でもさまざまな工夫をしています。例えば、入力方式に工夫をして余計な作業をしなくていいようにしたり、電子押印できるようにしたりなど、より使いやすくなるように進化させています。毎月会議で『WAN-Sign』の利用状況の報告を行っていることから、さらなる利用拡大に向けてなにができるかを見直すきっかけにもなっており、これからさらに電子契約化する項目を増やしていければと思っています（佐藤氏）

社内での利用にあたっても最初は不明点がありましたが、色々な質問に日本アバカスさんが丁寧に答えてくださり、解決しながら進めることができました。また、各地区に営業所があるのですが、営業所への説明もオンラインなどを使って日本アバカスさんのほうで対応いただけたので、本当に助かりました。スムーズに導入できたのは、日本アバカスさんのおかげだと感謝しています（小野氏）

自治体での導入には時間がかかるかもしれませんが、県内の企業での電子契約がもっと浸透すれば、業務改善につながると考えています。『WAN-Sign』をはじめとする電子契約が普及し、社会全体の業務効率化が促進することを期待しています（佐藤氏）

『WAN-Sign』の導入を受けて社内の業務効率化も進んできましたが、まだできることはあるのではないかと模索しています。少し時間はかかるかもしれませんが、『WAN-Sign』を使って請求書の発行ができるように今後社内で調整していきたいと考えています。また、請求書以外でも『WAN-Sign』を活用して効率化できることはまだあると思うので、相談しながら進めていきたいです（小野氏）