日本地下水開発株式会社 様
導入事例

注文書の9割以上を電子化することに成功
今後も『WAN-Sign』を活用した業務効率化を目指していきたい

企業概要

克雪事業、資源開発事業、環境エネルギー事業 など 

本社:〒990-2313 山形県山形市松原777

創業:1962年3月

​​URL:https://www.jgd.jp/

インタビュイー:

取締役   購買部部長 佐藤 敦 様(写真中央)
常務取締役 総務本部長 長岡 豊 様(写真右)
常務取締役 事業本部長 小野 晃 様(写真左)

※役職はインタビュー当時

要約

導入の背景:

  • ペーパーレス化のために電子契約を検討する必要があった
  • 自分達でのリサーチに限界を感じ、信頼できる日本アバカスさんへ相談し、『WAN-Sign』を含む複数のサービスを比較検討した
     

導入の決め手:

  • 『WAN-Sign』には電子契約の締結方法が2種類あり、『実印版』と『認印版』を選択することができた
  • サービス内容に対して、充実した機能に加えて安価であった
  • 契約取引先への説明資料作成のために利用できるマニュアルが充実していた
  • 『WAN-Sign』は画面がわかりやすく、パソコンが不得手な人でも簡単に操作できた
 

導入後の効果:

  • 注文書の電子契約化は初年度に取引先の83%、現時点で92%に到達した
  • 電子化前に比べて作業時間が半分になった
  • 契約取引先においても印紙代が不要になり、契約までの時間が大幅に短縮された

導入の背景

日本地下水開発株式会社では、再生可能な熱エネルギーである地下水を利活用し、克雪事業、資源開発事業など、地域社会の発展に貢献できるような事業を行っています。山形県を中心に東北各県に取引先も多く、毎月のように膨大な紙の契約書作成が必要でした。

また、コロナ禍で出社が必須となる書面契約の制度を見直す必要もあり、当時の社長よりペーパーレス化の検討をするようにと指示がありました。その際、電子契約の検討も明示されていたため、自分なりに調べてみたのですが具体的な違いなどがわからず、社内のインフラ構築などをお願いしていたシステム会社の日本アバカスさんに相談してみたのです。
ちょうど日本アバカスさんも電子契約化に踏み切ったところで、『WAN-Sign』を含む複数社のサービス内容について詳しく説明をしてくださいました(佐藤氏)

導入の決め手

日本アバカスさんが3社のサービス内容の検討書を作成してくださり、それを基に比較検討しました。サービス内容に大きな違いはありませんでしたが、2つのポイントが決め手となり『WAN-Sign』の導入に踏み切りました。

まず1つ目は、契約締結方法が『実印版』と『認印版』から選べる点です。特に『認印版』では取引先さまに『WAN-Sign』の登録や契約をしていただくことなく電子契約が可能です。電子契約が便利なものであるとはいえ、取引先さまの手を煩わせたくなかったため、魅力に感じました。
2つ目は、サービス内容に対する価格面です。他社サービスと比較しても機能・サポートが充実しているにも関わらず、安価で利用することができ、その点も大きな決め手となりました。導入までにかかった期間は約3 か月です。『WAN-Sign』の導入を決定してから、稟議を含む社内提案書の作成とサービスの説明に1か月、協力業者用の説明資料作成とその周知、及び電子契約承諾アンケート集計に約1ヶ月 、その後トライアル期間を1か月経て、合計約3 か月の準備で導入に至りました。

また、取引先さまには電子契約の開始をメールで通知し、同意の有無を確認しました。同意いただいた取引先さまにはNXワンビシアーカイブズさんが作成されたマニュアルを参考に手順書を作成し、メールで送付しました。最初は同意いただけなかった取引先さまには直接訪問し、実際の画面をみて操作方法を確認いただいたうえで導入していただきました。

電子契約はまだ一般的ではないため、導入に抵抗がある取引先さまもいらっしゃいましたが、電子契約の安全性と操作の簡易性を丁寧にお伝えし、こつこつと同意いただける取引先さまを増やしています。導入開始時から83%の取引先さまに同意いただき、現在は92%まで利用率が拡大しています。社内でも事前に説明を行ったところ、注文書をPDFで簡単に共有できることに好意的な 反応があり、電子契約化に反対する声はありませんでした。全体として、思っていたよりスムーズに導入できたのではないかと感じています。(佐藤氏)

導入後の効果

現在、『WAN-Sign』を利用しているのは取引先への注文書・注文請書のやりとりのみですが、『WAN-Sign』導入以降、当社での作業時間が約半分になり、人件費を除く事務費も大きく削減できています。

取引先では印紙代が不要になることに加えて、契約までの時間が大幅に短縮 できていると思います。さらに、これまで注文書の発行にかかる時間が従来の半分に短縮されるなど、電子契約の導入によるメリットがありました。
『WAN-Sign』を導入したことが社内の業務効率を見直すきっかけになりました。DBMSやExcelとの組み合わせにより慣習上、押印が必要な書類についてもエクセルのマクロを使って書面を作成し、郵送せずに取引先さまにメールで送るように一部変更しました。これにより、書類の紛失の問い合わせや再発行の対応などがなくなりました。さらに、同時アクセスができなかったデータベースからクラウド型のデータベースに変更したことで、社員が自分の都合に合わせてデータ入力できるようになり、業務効率化が一気に加速しました。

また『WAN-Sign』を導入後、ある程度取引先さまからの問い合わせがくると予想していましたが、実際には予想よりもずっと少なく、約1割の問い合わせで済み、大変ほっとしました。最初は電子契約に抵抗のあった取引先さまにも、その便利さを実感いただいています。社内からもリモートワークがしやすくなった、他の業務に割く時間ができたと喜びの声が聞こえています。

日々の運用でもさまざまな工夫をしています。例えば、入力方式に工夫をして余計な作業をしなくていいようにしたり、電子押印できるようにしたりなど、より使いやすくなるように進化させています。毎月会議で『WAN-Sign』の利用状況の報告を行っていることから、さらなる利用拡大に向けてなにができるかを見直すきっかけにもなっており、これからさらに電子契約化する項目を増やしていければと思っています(佐藤氏)

社内での利用にあたっても最初は不明点がありましたが、色々な質問に日本アバカスさんが丁寧に答えてくださり、解決しながら進めることができました。また、各地区に営業所があるのですが、営業所への説明もオンラインなどを使って日本アバカスさんのほうで対応いただけたので、本当に助かりました。スムーズに導入できたのは、日本アバカスさんのおかげだと感謝しています(小野氏)
※写真右端 日本アバカス株式会社 齋藤 伸 様

今後の展望

今後期待することは、自治体の電子契約化です。発注者である自治体が電子契約化に踏み切ってくれれば、より業務が効率化するのは間違いありません。すでに国交省傘下の組織の一部は電子契約化されていますが、多くの自治体との契約は依然として紙ベースで行われています。『WAN-Sign』の便利さを実感しているため、自治体とのやりとりも早く電子契約化に移行して欲しいと期待してしまいます。

受注者である私達が『WAN-Sign』を利用して、自治体へ署名依頼を行うことを受け入れてくれる方法でも十分な効果に繋がります。
自治体での導入には時間がかかるかもしれませんが、県内の企業での電子契約がもっと浸透すれば、業務改善につながると考えています。『WAN-Sign』をはじめとする電子契約が普及し、社会全体の業務効率化が促進することを期待しています(佐藤氏)

『WAN-Sign』の導入を受けて社内の業務効率化も進んできましたが、まだできることはあるのではないかと模索しています。少し時間はかかるかもしれませんが、『WAN-Sign』を使って請求書の発行ができるように今後社内で調整していきたいと考えています。また、請求書以外でも『WAN-Sign』を活用して効率化できることはまだあると思うので、相談しながら進めていきたいです(小野氏)

関連記事

CONTACT
ご不明な点はお気軽に
お問い合わせください
コストパフォーマンスに優れた
電子契約・契約管理の秘訣を公開
お電話でのお問い合わせはこちら
平日 9:00~17:00
ページトップへ戻る