株式会社フジタ様
導入事例

無料版のスモールスタートから全社での利用へ。コスト削減や業務効率化に加えテレワーク環境の整備も実現

企業概要

建設工事の請負、企画、設計、監理およびコンサルティング業務等
不動産の売買、交換、賃貸、管理およびこれらの代理もしくは仲介に関する業務ならびに不動産の鑑定評価

本社：東京都渋谷区千駄ヶ谷4-25-2 修養団SYDビル

設立：2002年10月
URL：https://www.fujita.co.jp/

インタビュイー：

管理本部　総務部　部長　平尾伸二様
経営改革統括部　オープンイノベーション推進部　　主任　佐藤小百合様

※役職はインタビュー当時

要約	導入の背景：「生産性向上のためのデジタル化推進」との経営方針に基づく各種施策の一環として、契約書類の電子化を導入した導入の決め手： WAN-Signは国内にデータセンターを備え、長年培った情報資産管理のノウハウや実績がセキュリティ面での信頼につながった通常有料オプションとなる多くの機能が標準装備され、スモールスタートできるプランが選べたことフォルダ毎のアクセス制限やユーザーごとの閲覧権限が柔軟に設定でき、署名方法も実印版と認印版、その両方を使ったハイブリッド契約からニーズに応じた形式が使用可能なこと書面による既契約文書の電子化や文書保管も一気通貫でお願いできること導入の効果：デジタル画面上での押印が可能となり、テレワーク中や外出先でも承認、決裁ができる環境が整った契約締結の進捗状況の可視化や、締結完了までの時間短縮が業務効率化につながった電子契約化に伴い契約書類の郵送費や印紙代などのコストが削減された

要約

導入の背景：

「生産性向上のためのデジタル化推進」との経営方針に基づく各種施策の一環として、契約書類の電子化を導入した

導入の決め手：

WAN-Signは国内にデータセンターを備え、長年培った情報資産管理のノウハウや実績がセキュリティ面での信頼につながった
通常有料オプションとなる多くの機能が標準装備され、スモールスタートできるプランが選べたこと
フォルダ毎のアクセス制限やユーザーごとの閲覧権限が柔軟に設定でき、署名方法も実印版と認印版、その両方を使ったハイブリッド契約からニーズに応じた形式が使用可能なこと
書面による既契約文書の電子化や文書保管も一気通貫でお願いできること

導入の効果：

デジタル画面上での押印が可能となり、テレワーク中や外出先でも承認、決裁ができる環境が整った
契約締結の進捗状況の可視化や、締結完了までの時間短縮が業務効率化につながった
電子契約化に伴い契約書類の郵送費や印紙代などのコストが削減された

導入の背景

経営層の意向やコロナ禍でテレワークの必要性が高まったことから、業務の効率化や社内のDX化に向けた取り組みが急務でした。
当時、日頃から多くのやりとりが発生している契約書類を電子化することができれば、書類の押印や発送業務のために出社している社員もテレワークに移行できるのではないかとの意見が上がっていたこともあり、契約書類の電子化に取り組みました。（平尾氏）

当初、電子契約を導入済みの取引先やグループ企業があまりなかったため、まずは電子契約についての知識習得に努め、市場調査を行いました。最終候補5社のサービスの詳細をヒアリングした結果、総合評価でＮＸワンビシアーカイブズさんの『WAN-Sign』に決定し、私の所属部署単体・無料版で利用させていただきました。

操作方法もわかりやすく使いやすかったため、WAN-Signであれば全社で活用できるのではないかと確信しました。デモ環境をご用意いただき、ユーザーが無料で気軽にテスト送信をできる環境を整え、ワーキンググループで協力しながら4部署からスタートし、社内の各管理部門、そして全社へと社内利用を拡大していきました。
ＮＸワンビシアーカイブズさんには、導入説明会の開催や資料作成、運用時の様々な質問や要望に対していつも丁寧にご対応いただき、安心して電子契約導入を推進することができました。（佐藤氏）

導入の決め手

WAN-Signが最適と判断した理由は3つありました。
1つ目は、セキュリティ面です。海外のデータセンターを利用しているサービスが多いなか、ＮＸワンビシアーカイブズさんは国内にある国産基盤のデータセンターで運用されているため、安心できました。
また、長年培われた情報管理のノウハウや実績をお持ちなのも信頼がおけると感じました。

2つ目は、IPアドレス制限などの、通常は有償オプションとなるサービスが標準装備され、署名方法が実印版（当事者型署名）と認印版（事業者型・立会人型署名）、その両方を使ったハイブリッド契約と、ニーズに応じた形式が使用可能な柔軟性を持ちながらもリーズナブルなサービスである点です。電⼦証明書を利⽤して内部統制を守りながら契約相手にはメール認証で契約をしてもらうなど状況に合わせて柔軟に対応できるメリットは大きいと感じました。
また、ユーザーごとの閲覧権限を細かく設定することができる点についても、全社での活用を考えていたため、とても重要でした。

最後の3つ目は、将来的に書面による既契約文書の電子化や文書保管も一気通貫でお願いすることができる点です。導入時点において、これらのサービスを利用するかどうかは決定していませんでしたが、必要に応じて利用可能であることを高く評価しました。このように当社のニーズにマッチしたポイントが多くあり、WAN-Signを選びました。（佐藤氏）

導入の効果

電子契約導入当初に電子化適用契約文書を慎重に選び、主に継続・反復的に契約をする相手先との契約と、リスクの少ない一方向契約に限定していましたが、順次法律改正で電子締結可となった契約書にも適用を広げ、日を追うごとに利用が拡大しています。
現在電子化している契約書は、労働者派遣個別契約書が全体の3分の1程度、他には、請求書、注文書・請書、NDA、業務委託契約、雇用契約書などになります。
契約書の郵送にかかる一連のコスト、印紙代、送付にかかる時間の削減など、費用対効果は大きいと感じています。

また、WAN-Signを導入したことで、「テレワーク中でも契約書の締結作業ができるようになり、業務効率が上がった」、「請求書などの重要書類が確実に取引先に届いたか、進捗状況一覧で確認できて安心」といった社員の声からも業務効率化の効果を実感しています。今後も積極的に電子化を進めていきたいと考えています。（平尾氏）

電子契約の導入に消極的な部署もみられましたが、各部署の管理者（WAN-Signの自部署の運用管理が可能）に対して、画面共有で設定・送信操作の支援を実施した結果、安心して利用を開始し、運用を推進いただけたと感じております。
利用が停滞した時も、経営層の「電子化の推進は会社の強い意志である」という明確なメッセージ、部署ごとの電子契約締結数の社内公表による見える化、電子契約の効率化に賛同したアンバサダーによる電子化のメリットや効率化の情報発信、そのどれもが全社的な利用を後押ししてくれました。

ワーキンググループは、各ユーザーからのフィードバックを受けて運用ルールを改訂し、利用推進に積極的なアンバサダーたちの協力でより分かり易いマニュアルや、電子化依頼時のメールテンプレート、電子化承諾先一覧（電子化の再依頼防止に活用）を作成し、Ｑ＆Ａなどをまとめた情報サイトを提供するなどの「使い方が分かるから、ちゃんと使える」工夫をこらし、契約業務の電子化は着実に進んでいます。（佐藤氏）

今後の展望

現在、社内の押捺ワークフローとWAN-Signで重複している入力・承認業務を、API連携を活用して効率化することを目指しています。
また、紙で保管している既契約書についても、電子データ化による管理を実現したいと考えています。
WAN-Signのユーザー企業が増加し、電子締結文書を互いに自動登録できるようになると、締結契約管理が楽に行えるので、WAN-Signの利用拡大に期待しております。（佐藤氏）

5年後には、電子契約が当たり前の世の中になっていると思います。
今回、電子契約化をスタートしましたが、しっかりと社会の動きについていけるように、さらにはグループ内で電子契約化のリーダーとして先導していけるように、これからもＮＸワンビシアーカイブズさんに相談しながら取り組んでいきたいと思います。（平尾氏）

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