株式会社DS&C 様
導入事例

検収対応時間を年間660時間以上も削減!リモートワーク中心の取引先からも好評の声

企業概要

  • グループ会社シェアードサービス業務
  • 事務局代行業務
  • アウトソーシングサービス
  • 研修サービス

本社:

  • 大阪本社

〒542-0076

 大阪市中央区難波五丁目1番60号 なんばスカイオ17F

 TEL:06-6976-5550      

  •  東京本社

 〒150-0001

 東京都渋谷区神宮前2-4-11 Daiwa神宮前ビル1F・2F

TEL:03-3405-0603 

設立:2014年11月21日

​​URL:https://www.ds-c.jp

インタビュイー:

大伸社グループ 株式会社DS&C 債権管理チーム

  • 大阪本社 摩湯直樹様
  • 東京本社 内梨裕介様

※内梨様は当日オンラインにて参加

※役職はインタビュー当時

要約

導入の背景:

  • コロナ禍でリモートワークの推進と業務のペーパーレス・デジタル化を進めることとなり、電子化の可否を検討する必要があったため
  • リモートワーク中心の取引先から検収書の電子化についての問い合わせがあったため 
     

導入の決め手:

  • 検収書のアップロードを担当する営業社員の変動に合わせて、追加費用なくアカウントの追加が無制限にできる
  • 権限設定を細かくできるため、内部統制を強化できる
  • ログを精密に取得できるため、ユーザーが多い環境でもセキュリティ面で安心できる
 

導入後の効果:

  • 検収書の返送率アップ、紛失トラブルの減少に加え、取引先の負担を減らすことができたと社員のモチベーションアップにつながっている
  • URLを開き、日付と名前をいれるだけで完了するため、取引先から楽になったと好評。担当者が検収時にかかっていた時間が推定で年間660時間以上も削減できている
  • 検収書の回収状況の見える化が実現でき、管理が容易になった
  • 検収書の検索が可能になったため、会計監査の対応時間が格段に早くなった

導入の背景

株式会社DS&Cは、大伸社グループの一社としてグループ会社の人事・経理・総務機能を担う会社です。その中で、私が所属する債権管理チームでは、特に売上・請求・入金の管理などの経理業務を行っており、そうした業務を効率化すべく、デジタル技術を活用したツールの選定や導入、運用支援などもミッションとしております。

2020年当時、会社としてリモートワークと業務のペーパーレス・デジタル化の方針が打ち出され、当初は契約書の電子化から検討が始まりました。ただ、契約書では、どうしても取引先の代表印が必要になり、相手方の意思決定に委ねる部分も大きいため、将来的な可能性はあるが、今すぐの導入は難しい、との判断になっていました。

そんな中、経理部門でも業務の電子化ができるものが無いかと思索しており、取引先の担当者レベルで捺印できる検収書であれば、比較的安易に電子化ができるのでは、との考えを持っておりました。ちょうどそのタイミングでNXワンビシアーカイブズさんからご連絡があり、『WAN-Sign』の仕様や操作方法についてご説明をいただきましたので、このシステムを使えば、紙で発行してお客様にアナログでご捺印いただいている検収書を電子化し、業務改善ができるとの確信を得ることができました。

初期の検討段階では、経理部門がWAN-Signにアップロードをするフローを想定していましたが、そのフローでは人数が少ない経理部門に負荷が集中し、ボトルネックになってしまうことが想定されたため、一旦は頓挫してしまいました。ただ、その後、リモートワーク中心の取引先様から検収書を電子化できないか、という問い合わせがあったことをきっかけに、営業部門と協同で検討を再開し、経理が検収書を発行した後、担当営業がWAN-Signにアップロードする、という前回とは異なるフローを設計しました。(摩湯氏)

導入の決め手

営業担当が検収書をそれぞれアップロードするというフローを取るため、営業担当の増加に伴いユーザー数が増えていくことが想定されました。アカウント数が増えるたびに追加費用がかかってしまうサービスもありますが、WAN-Signは、追加費用がかかることなく、アカウントを無制限に増やせます。
また、多くの営業担当がシステムを使うこともあり、内部統制の強化のために細かな権限設定ができたこと、利用したログを精密に取得できたことも、導入の決め手になりました。他社サービスとも比較検討しましたが、この3点が主な理由となりWAN-Signを導入することにしました。(摩湯氏)

導入後の効果

導入を決めてから3ヶ月ほどは、営業担当への教育と取引先に理解していただくための説明やマニュアルの準備に時間を使いました。社内向けには、オンライン説明会を開催して検収書の電子化によって、自分たちがどのような流れで進めていくのか、取引先でどんな対応を行うのかがイメージできるように、大阪本社の摩湯と東京本社の私でアップロード側、検収・署名者側に分かれて、寸劇のような形の説明会を行いました。
また、電子契約に慣れていない取引先もあるため、営業担当が細かに説明せずとも理解していただけるようにWEBマニュアルを作成し、不安なく対応いただけるように努めました。(内梨氏)
取引先の状況によっては、従来の紙でも対応をさせていただいていますが、取引先のメリットが大きい『検収書』から電子化をスタートしたこともあり、全体の9割ほどに対応いただいています。これまで取引先の担当者には検収書の処理に10分程度の時間をいただいていたと思いますが、電子化によりURLを開いて日付と名前をいれていただくだけで完了できるようになったため、年間で660時間以上の作業時間を減らすことができたのではないかと考えています。
また、圧倒的に楽になった、リモートワーク中でも容易に対応できるようになったと喜びの声をいただいています。各事業会社が取引先へデジタル化の成功に向けた提案をさせていただくことが多いのですが、デジタル化を推進する企業らしい取り組みだとお褒めの言葉もいただきました。(摩湯氏)
営業担当からは検収書の紛失トラブルや探す時間が削減できた、返送率もアップし、返送待ちが減ったなど、効果を実感しているようです。そうした取引先からの喜びの声が各担当者のやりがいにつながっています。
経理担当からは、WAN-Signの導入により現在の状況を見える化できたことで、容易に全体を把握ができるため、管理がしやすくなったと好評です。以前は検収書の戻りをチェックした後にエクセルに入力して管理していましたが、そうした業務も効率化されています。
また、当社の親会社は今年の9月に上場しましたので、会計監査等、過去に受領した検収書を監査法人に提示する場面が増えています。WAN-signであれば、システム上で検索ができますので、すぐに過去の書類を揃えることができますが、もし今でもアナログ運用を続けていれば、こういった対応にも非常に時間がかかっていただろうな、と想像しています。(内梨氏)
順調に検収書の電子化を進めることができたのは、NXワンビシアーカイブズさんのサポートがあったからだと思います。導入前だけではなく、導入後にWEBマニュアルを作成する際の細かな質問などにも真摯に対応いただきました。電話サポートにおいても、マニュアル通りの回答ではなく、こちらが理解するまでいつも親身に寄り添っていただき、心強いです。質問しやすい環境を整えていただき、とても感謝しています。(摩湯氏)

今後の展望

現在、検収書の他に労務契約書、仕入先や取引先との契約書を電子化しています。他のシステムとの兼ね合いもありますが請求書や納品書の送付もWAN-Signで対応できないか検討しています。WAN-Signを実際に使っていて、今後も当グループで色々と活用できそうだと、可能性を大きく感じています。操作性も良いため、WAN-Signをベースに社内改革を進めていっても、抵抗なく受け入れてもらえるのではないかと考えています。これからもNXワンビシアーカイブズさんにご相談しながら、WAN-Signを最大限活用していきたいです。(摩湯氏)

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