大手金融グループのネット銀行 様
導入事例

年間150～200件の契約があり、紙の書類であるため、当然ながら印刷、ファイリング等の手間がかかっていた。また、それらのすべてに印紙を貼付しているわけではないが、印紙代もかなりの額に上るため、これも解決すべき課題として認識していた。

契約書の作成に至る主な業務フローは、反社会的勢力ではないこと等に関するチェック→リーガルチェック（Word等）→会議体での決議又は決裁→印刷→製本→捺印申請→捺印→郵送であるが、その後も契約書を管理するためスキャン→原本ファイリング→スキャンしたもののデータベースとの紐付けという作業を行っていた。

上記フローの中では、取引先と締結する契約書（社外文書）だけでなく、捺印申請書や決裁書、反社会的勢力ではないこと等に関するチェックの申請書等の社内文書も紙媒体に依っていたが、それらにもWAN-Signを「転用」し、業務フローの大半をペーパーレス化することで、業務効率化とテレワーク時でも業務が遅滞しないことを目指した。このことにより、上記フローでは少なくとも3種類の紙の書類が発生していたが、電子契約サービス「WAN-Sign」を利用する場合には、紙の書類が発生しなくなったので管理しやすくなった（なお、Word等の電磁的媒体として作成した契約書をいったん紙に印刷して製本し、それをまた電磁的媒体にする（PDFにスキャンする）というプロセスに特に無駄を感じていた）。

マニュアル類も充実しているが、直感的に操作できるのが嬉しい。ブラウザ種類の影響で画面表示が大きく崩れることもなく、検索・閲覧がしやすいデザインである。承認者や署名者に向けて、必須と任意のコメントを使い分けられたり、入力欄にはガイドを指定できるのも良い。

当社では様々な部署が所管する様々な文書にWAN-Signを活用しているので、適宜フォルダ分けしながら利用している。CSVファイルでユーザー権限を一括変更できる点も便利で、管理者の負荷も抑えられる。

外部組織と締結する契約の場合は、社内文書に比べて運用自体はシンプルであるため、様々な取引先との電子契約利用が徐々に進んでいる。また、署名者を１人だけとする運用も可能なことから、複数の当事者で捺印する一般的な契約以外に、請求書、見積書、発注書、発注請書などへの利用も進めている。

他の金融機関との間で締結する契約は、今のところ秘密保持契約等の定型的な文書にとどまっているが、印紙税節減の観点から電子化のメリットが大きいものもあるので、今後の増加が期待される。

リモートワークの拡大により、場所を問わない安定的な業務維持を実現し続けるため、契約事務や社内事務の電子運用は銀行業界においても重要なテーマであり、どのような環境下にあってもコア事業を遂行し続けることが金融機関の責務だと考えている。

そのため、間接業務を無理なく効率化していく仕組みを飽くことなく模索し続けたい。事務的な申請だけのために出社する無駄をなくし、生産性向上に寄与する活動を優先して欲しい。決裁権限を持つ者は、重要な業務に充てるための時間を確保してほしい。そのための工夫を積み重ねていきたい。

WAN-Signは、顧客が発する創意工夫のアイデアを迅速に取り入れ、頻繁な機能アップデートを行う点も評価に値する。今後も、ユーザーからの声を反映した利便性、セキュリティを高める定期的なバージョンアップを期待している。