電子請求書とは？電子契約に対応する3つのメリット・デメリットを公開

従来の紙ベースの請求書ではなく、デジタル形式のデータで扱う電子請求書は、企業のコスト削減や業務効率化に大きく貢献しています。

自社で電子請求書を導入する際は、メリットだけではなくデメリットまで把握し、情報漏えいのリスクに備えることが重要です。

この記事では、電子請求書の基本概要や電子契約に対応するメリット・デメリットをなどを詳しく紹介します。

電子請求書とは

電子請求書とは、紙ベースの請求書に代わるデジタル形式の請求書のことです。

デジタル形式の請求書をオンライン上で作成・送信・管理できるため、従来の請求プロセスに比べて、効率的で迅速な処理が可能です。

また、請求書の誤送信や投函漏れなどのヒューマンエラーを抑制しながら、郵便コストを削減できる側面もあります。

電子請求書は電子署名と組み合わせて使用されることで、法的な効力を持ち、安全性を確保できます。

デジタルソリューションを活用した効率的な請求処理は、企業のDX化と事業成長を促進します。

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請求書の電子化に役立つ機能

電子請求書は、“電子署名サービス”と“タイムスタンプ”という2つの機能があるとより安心して作成できます。

電子署名サービス

請求書の電子化にあたって、電子署名サービスは請求書の改ざんや偽造を防止し、法的な効力を持たせるために役立つ機能です。

電子署名サービスは、デジタル形式で請求書に署名し、送信者の身元を確認することで、送信者の認証や本人性の担保が可能です。

また、請求書の信頼性と真正性を保証し、証拠能力を持たせる役割も果たします。

信頼性とセキュリティの確保に寄与するため、電子請求書を作成する際に安心感をもたらします。

タイムスタンプ

タイムスタンプとは、特定のデータが存在した時点を正確に証明できる機能です。

電子請求書にタイムスタンプを付与することで、作成日時の確認ができます。

また、それ以降に請求書が改ざんされていないことが保証されます。

タイムスタンプは、電子請求書の信頼性と証拠能力の強化に寄与する機能です。

そのため、電子請求書を作成する際は、法的に有効な電子署名を付与でき、なおかつタイムスタンプで請求書の発行日時を確実に証明することができる電子契約サービスの利用がおすすめです。

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請求書を電子契約に対応する3つのメリット

ここからは、従来の紙の請求書から電子請求書に移行するメリットを詳しく解説します。

コストを削減できる

電子請求書は、紙や封筒、郵送費などの費用が不要となるため、経費を節約できます。さらに請求書の作成をツールで自動化できるため、手作業にかかる人的コストも削減可能です。

電子請求書は、紛失や破損のリスクが低いことから、再発行や修正の手間が少ない側面もあります。これにより、ヒューマンエラーによるコストや時間のロスも減少します。

情報漏えいのリスクを低減できる

電子請求書はデジタル形式で扱われるため、紙の請求書と比較して情報漏えいや紛失のリスクが低いです。

従来の紙の請求書は、物理的な保管や配送過程での漏洩の可能性があります。

一方で電子請求書は、暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策が施された電子環境で保管することで、機密性とデータ保護のレベルが高まります。

不正なアクセスや情報漏えいに対するセキュリティ対策において、電子請求書の導入は有効な手段の一つです。

請求書の管理業務の効率化

電子請求書の導入で請求書の管理業務が効率化され、作業の手間と時間を削減することができます。

デジタル形式でのデータ保存により、請求書の検索や閲覧が楽になり、自動的に履歴が残るため過去の請求書や支払い履歴の確認も容易です。

また、電子請求書はクラウドベースのシステムや専用のソフトウェアと統合できることがあります。これにより、請求書の管理だけではなく顧客情報や支払い履歴などの関連データの一元管理も可能です。

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請求書を電子契約に対応する3つのデメリット

電子請求書を導入するにあたり、デメリットも十分に把握してリスクに備えることが重要です。

取引先への説明と了承が必要

従来の紙の請求書と異なり、電子請求書はデジタル形式で送信されるため、取引先に対してシステムやプロセスの変更を説明し、了承を得る必要があります。

取引先が電子請求書に対応していない場合、新しいシステムへの適応やデジタルな手続きに不慣れな可能性があります。 その際に生じる説明と了承のプロセスには、時間とリソースが必要です。

また、一部の取引先は、電子請求書に対応するための技術的な要件やセキュリティポリシーを求めることもあります。

そのため、取引先との間で必要な調整や合意形成を行い、セキュリティやデータの保護に関する要件を満たすことが重要です。

請求書プロセスの見直しが必要

電子請求書は、オンライン上で作成・承認・送信・管理を行うため、紙ベースの請求書とは異なるプロセスや手順の構築が必要です。

請求書管理システムやデジタル契約管理システムとの連携が必要であり、既存のシステムやツールとの整合性を確保しなければなりません。

さらに請求書プロセスの見直しにおいて、複数の部門や関係者との連携が必要とされるケースもあります。その際、担当者ごとの役割や責任の明確化、コミュニケーションチャネルの構築も併せて検討します。

セキュリティの強化

電子請求書はデジタル形式で取り扱われるため、セキュリティ強化によるデータの保護が不可欠です。

具体的な対策としては、電子署名の導入による改ざんやなりすましの防止、データの暗号化・アクセス制御・ファイアウォールの設置などによる不正アクセスの防止などが挙げられます。

セキュリティ対策には専門知識を要するため、外部のリソースを利用することも検討しましょう。

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請求書を電子化する方法

請求書を電子化する流れをまとめると以下のようになります。

1. 自社の請求業務の現状把握と課題の整理
2. 課題に合った電子請求書作成ツールの選定
3. 取引先への説明と了承
4. 請求プロセスの見直し社内ルールの設定
5. 社内研修でのテスト実装
6. 電子請求書の本実装

電子請求書は、社内のリソースのみで対応することが可能です。

しかし、機密情報の漏えいや顧客情報の悪用のリスクを低減したい場合には、高度なセキュリティを満たした電子契約・契約管理サービスを利用することも検討しましょう。

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まとめ

この記事では、電子請求書について以下の内容で解説しました。

• 電子請求書とは
• 請求書を電子契約に対応するメリットとデメリット
• 請求書を電化する方法

電子請求書は、紙の印刷や資材の調達、手作業にかかるコストなどを削減し、請求の管理業務の効率化につながります。

しかし、請求書の電子化に対応する際は請求プロセスの見直しや、リスクに備えたセキュリティ強化が必要です。

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