電子帳簿保存法における電子印鑑とは？使用する際の注意点を紹介
目次[非表示]
- 1.電子帳簿保存法とは
- 2.電子帳簿保存法に準拠した電子印鑑とは
- 3.電子印鑑を使用する際の注意点
- 3.1.①取引先が電子印鑑に対応しているか確認する
- 3.2.②電子印鑑を使い分ける
- 3.3.③セキュリティに問題がないか確認する
- 4.まとめ
電子データに押印できる電子印鑑は、業務の効率化やペーパーレス化の促進に有用です。
電子印鑑には、無料で簡単に作成できるものと有料サービスを利用して作成するものがあります。
それぞれ適材適所がありますが、重要な契約書や取引関係の書類で使用する際は、電子帳簿保存法に準拠した印鑑が必要です。
担当者のなかには、「電子印鑑の導入を検討している」「電子帳簿保存法に準拠した印鑑について知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、電子帳簿保存法における電子印鑑について詳しく解説します。
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電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の書類や帳簿などの電子保存を認める法律です。国税関係の書類とは、請求書や領収書、決算書などのことをいいます。
また、国税関係の帳簿は、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿のことを指します。
すべての書類が電子化できるわけではなく、書類や帳簿を電子保存するためには一定の要件を満たさなければならないため注意が必要です。
ここでは、要件について詳しく解説します。
①電子帳簿保存
電子帳簿保存とは、データ形式で作成した書類や帳簿を電子データのまま保存することをいいます。
例として、パソコンや会計システムで作成した損益計算書や賃借対照表などが挙げられます。
また、電子取引に該当しないものであれば、データ形式で作成した請求書の控えも含まれます。
②スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙媒体の書類をカメラやスキャナで撮影・読み取りを行い、保存することをいいます。 取引先から受け取った請求書や領収書、自社で作成した取引時の控えなどが含まれます。
③電子取引
電子取引とは、電子データを用いて行う取引のことを指します。
これまでは紙に印刷して保存しておくことが認められていましたが、法改正により電子データで保存することが義務づけられました。（宥恕期間が設けられているため、常に最新の情報を確認する必要があります。）
電子帳簿保存法に準拠した電子印鑑とは
電子印鑑は、主にフリーソフトで誰でも作成できるものと、電子印鑑サービスと契約して作成する2つのパターンに分かれます。
フリーソフトで自ら作成した電子印鑑は、複製が容易であるため、なりすましや不正利用されるリスクがあります。
そのため、書類に押印したのが本人であると証明することはできず、法的効力も一切ありません。
回覧書類や社内通知などの書類に使うのがおすすめです。
一方で、電子印鑑サービスによって作成されたものは、電子証明書やタイムスタンプなどの高度なセキュリティが付与されている場合があります。
押印された日時や捺印した人物の確認ができるため、改ざんやなりすましのリスクを軽減できます。
電子取引において、電子帳簿保存法に準拠することができるため、契約書や稟議書などの重要な書類に使用することが可能です。
電子印鑑を使用する際の注意点
電子印鑑は、業務の効率化や書類の印刷コスト削減などのメリットがあります。しかし、まだ広く浸透していないものでもあるため、使用する際は注意が必要です。
ここでは、電子印鑑を使用する際の注意点を3つ紹介します。
①取引先が電子印鑑に対応しているか確認する
社外取引で電子印鑑を使用する際は、事前に取引先が対応しているかを確認する必要があります。
ペーパーレス化が進んでいる現代ですが、取引先の方針によっては従来の紙媒体での取引を好むケースも少なくありません。
電子印鑑はまだ一般的に浸透しているものではないため、使用を拒否される可能性は十分にあります。
電子印鑑を導入する際は、取引先が電子印鑑に対応しているか確認し、双方同意のうえで使用することが大切です。
②電子印鑑を使い分ける
電子印鑑には、フリーソフトで簡単に作成できるものと電子印鑑サービスが提供する識別情報が組み込まれたものがあります。
それぞれに最適な使用方法とメリットがあるため、状況に合わせて電子印鑑を使い分けることをおすすめします。
フリーソフトで作成できる電子印鑑は、社内文書や回覧書類などに利用できます。
一方で、電子印鑑サービスを利用して作成した電子印鑑は、社外取引や法的効力が必要な書類に使用するのが最適です。
③セキュリティに問題がないか確認する
電子印鑑を使用する際は、セキュリティに問題がないかを確認することが大切です。
フリーソフトで作成した電子印鑑は誰でも簡単につくれるため、容易に複製されるリスクがあります。
法的効力はありませんが、なりすましや不正利用された場合はトラブルになる可能性があります。
電子印鑑サービスで作成した電子印鑑については、クラウド上に、捺印済の文書や、電子証明書の情報を保存するケースが多いため、サービス自体のセキュリティやパスワード管理に注意が必要です。
サービスの機能として閲覧権限の設定やIPアドレス制限ができるかどうか、保存されているデータや通信が暗号化されているか、データセンターのセキュリティ体制はどうなっているか、セキュリティに関する外部認証を取得しているかどうかなどのポイントも確認をおすすめします。
まとめ
この記事では、電子帳簿保存法における電子印鑑について以下の内容で解説しました。
- 電子帳簿保存法とは
- 電子帳簿保存法に準拠した電子印鑑とは
- 電子印鑑を使用する際の注意点
電子印鑑には、無料で作成できる簡易的なものと有料サービスで作成できる識別情報が組み込まれたものがあります。
それぞれ最適な使用場面や書類が異なるため、使い分けることが大切です。
電子印鑑はまだ一般的に普及しているものではないため、導入する際は取引先への確認とセキュリティ対策を講じる必要があります。
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